Lorenzo Cassulo

Innovazione e imprenditorialità in Trentino

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Brainstorming: come fare per massimizzare i risultati

Il brainstorming è un momento importante nella vita di qualunque gruppo di lavoro, può essere fatto per una serie molto lunga di ragioni quando un gruppo decide di riunirsi in una sessione per affrontare in maniera creativa una situazione.

Il brainstorming può essere usato in qualsiasi ambito ed esistono numerose tecniche perché contrariamente a quello che si possa pensare,  per poter utilizzare in maniera efficace e costruttiva la creatività è necessario regolarla con disciplina.

Le varie tecniche di brainstorming nascono in determinati ambiti e contesti e, quando un team decide di immergersi in una sessione, dovrebbe valutare quale di queste tecniche adattare.

Una delle più note è sicuramente il Disney Model Brainstorming che (a seconda delle varianti) si articola principalmente in tre fasi: sognatore, realista e critico.

Nella prima fase si veste il ruolo dei sognatori, generando idee, anche strampalate, nella seconda si diventa invece realisti e si elaborano strategie per mettere in pratica queste idee e, infine, nella terza fase si diventa critici e si mettono a fuoco i rischi. I puristi della tecnica consigliano addirittura di usare 3 stanze diverse per ogni fase dell’incontro.

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In questo post non voglio affrontare le varie tecniche di brainstorming e gli ambiti in cui dovrebbero o non dovrebbero essere utilizzate ma vorrei condividere la mia opinione su tutto quello che andrebbe fatto PRIMA, DURANTE e DOPO per assicurarsi di massimizzarne gli effetti positivi.

Il format e la dinamica del brainstorming devono adattarsi al contesto ma ci sono, a mio parere, alcuni punti fermi che dovrebbero essere presenti in qualsiasi brainstorming, fatto sia per progettare il nuovo Facebook, sia per decidere un regalo di matrimonio.

I rischi più grandi dell’attività di brainstorming infatti sono che, essendo attività creativa, non abbia teoricamente un limite, sia inconcludente, non porti da nessuna parte e risucchi come un buco nero il tempo vostro e (peggio ancora) degli altri.

Brainstorming: mappa logica

BRAINSTORMING: LIMITARE GLI INPUT

1 DEFINIRE A PRIORI LA DURATA

Essendo una riunione dove vengono spesso sospesi i giudizi e si valutano tutti gli input, se i partecipanti non hanno un limite temporale all’orizzonte potrebbero continuare all’infinito, sapere che entro un certo tempo bisogna produrre un risultato da una indicazione al gruppo su quali input valutare e quali no, non in base al merito dell’idea ma in base al fatto se questa può essere o meno valutata in tempo utile.

Nulla vieta ovviamente che il gruppo possa decidere di dedicare altro tempo, in un’altra situazione e NON durante il brainstorming, per approfondire un argomento.

Avere una bellissima idea ma non avere tempo e mezzi per discuterla e/o realizzarla equivale a non averla.

Tenere un timer che scandisce il tempo durante la riunione aiuta a mantenere nel gruppo la percezione del tempo che passa.

2 DICHIARARE LO SCOPO

Il brainstorming deve avere uno scopo dichiarato e condiviso, la cosa migliore è dirlo a voce alta all’inizio della riunione, scriverlo da qualche parte in un posto visibile a tutti i partecipanti.

Durante un brainstorming è facile uscire dal seminato e divagare, avere un obiettivo condiviso dichiarato, scritto e visibile permette a tutti di capire quando succede, inoltre è un efficace strumento per tagliare le discussioni, basta indicare l’obiettivo e subito si ritorna in pista.

BRAINSTORMING: TENERE IL FOCUS DELLA DISCUSSIONE

3 MODERARE IL BRAINSTORMING

In qualunque situazione di brainstorming dovrebbe esserci un moderatore che non partecipa, o partecipa marginalmente, alla discussione.

Il moderatore dovrebbe occuparsi esclusivamente di gestire la discussione e il processo creativo. La buona riuscita del brainstorming è una delle responsabilità del moderatore: si occupa di tenere traccia degli argomenti tratti, fa le domande giuste al momento giusto, aiuta il team a riflettere e taglia la discussione quando esce dal seminato.

Le responsabilità della buona riuscita del brainstorming che il moderatore ha partono da prima dell’inizio della riunione, preparando gli argomenti, assicurandosi che tutti abbiano le informazioni necessarie per partecipare con profitto alla discussione, continua durante la riunione, e finiscono dopo la riunione, assicurandosi che tutte le attività a conclusione dell’incontro siano svolte.

Il moderatore dovrebbe anche decidere il tipo di formato di brainstorming da utilizzare.

4 VISUALIZZARE E MAPPARE LA DISCUSSIONE

Ogni argomento trattato durante la discussione dovrebbe essere tracciato e mappato visivamente davanti a tutti i partecipanti.

Il moderatore dovrebbe dichiarare gli argomenti che si affrontano mano a mano che emergono e mapparli in forma visiva in modo tale che tutti i partecipanti possano rimanere allineati continuamente sugli argomenti trattati ma sopratutto sulla relazione esistente tra di essi.

L’ambiente in cui il team si trova dovrebbe narrare la discussione in corso, è compito importante del moderatore utilizzare i mezzi di comunicazione visuale che ritiene più opportuni e con cui si destreggia meglio, personalmente trovo estremamente utili le mappe logiche e i post-it.

Idealmente una mappa logica del brainstorming dovrebbe permettere, a chi entra nella stanza a brainstorming avviato, di poter partecipare alla discussione in maniera produttiva.

Non sottovalutate il potere che ha la comunicazione visiva nel rappresentare l’informazione e renderla tangibile organizzando i concetti facilmente.

BRAINSTORMING: GESTIRE LE CONSEGUENZE

5 DEFINIRE DELLE AZIONI

Il rischio che una attività di brainstorming non porti a nulla è molto alta, alla fine di ogni sessione dovrebbe essere realizzata una “To Do List” di azioni e attività da fare con dei limiti temporali entro cui devono essere fatte.

Anche qui nulla vieta che come azione il gruppo impegnato nel brainstorming decida di rivedersi per una seconda sessione, l’importante è che questo sia dichiarato, chiaro e condiviso, in modo che tutti siano coscienti del tempo che stanno investendo nel brainstorming.

6 CONDIVIDERE UN REPORT

A conclusione dell’attività il moderatore dovrebbe realizzare e condividere un report dell’incontro, se la mappatura della discussione è stata fatta bene dovrebbe bastare una foto dei post-it e delle lavagne utilizzate con qualche riga di commento.

E’ importante che questa informazione sia poi condivisa con tutti i partecipanti, resti a disposizione per future consultazioni e rivista quando necessario.

Conclusioni

Nella mia personale esperienza seguire questi 6 punti diminuisce il rischio che il brainstorming sia inconcludente producendo delle informazioni inutili dal punto di vista decisionale.

Mi sento però di dover sottolineare che personalmente non credo che se la soluzione a un problema o la risposta a una domanda non emerge durante il brainstorming, questo sia stato inutile.

Proprio per la sua natura creativa credo che il marcatore del successo dell’attività di brainstorming debba essere il processo in cui è inserita, il risultato positivo c’è se il gruppo grazie al brainstorming acquisisce nuove informazioni, suggerisce approfondimenti, decide di intraprendere un qualunque tipo di azione.

I risultati del brainstorming che vogliamo massimizzare infatti non sono il trovare risposte e soluzioni ma piuttosto: discussione, condivisione e azione. Sono infatti questi tre elementi che, al momento giusto, porteranno risposte e soluzioni.

Un grazie a Marco (Post-it Samurai) Piero (Mind Map Sensei) Paolo (Code Warrior @ Code Monkey Bananas) Jacopo (Business Scientist) e Andrea (Sales Ninja) per il supporto nella review di questo post e i consigli

E tu cosa ne pensi? Quali pensi siano i risultati che ti aspetti da un sessione di brainstorming? Quali sono le tecniche di brainstorming che hai trovato più produttive?

 

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